Kas-, bank- en giroboekingen invoeren

Hieronder zal het invoeren van een bankboeking worden besproken; het invoeren van een kas- of giroboeking gaat op vergelijkbare wijze. Via [Beeld, Kolommen aanpassen] kunt u het invoerscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen. De kopregel ziet er als volgt uit:

De belangrijkste velden worden hieronder beschreven. Als er een zoekscherm beschikbaar is, kunt u dat weergeven door op <F5> of <F2> te drukken.

Kopregel

Dbk.

Hier ziet u het dagboeknummer van het door u gekozen bankboek.

Omschrijving

Hier staat de omschrijving van het opgegeven dagboeknummer.

Datum/Rapportagedatum

Hier kunt u de datum van het afschrift invullen. Wanneer de instelling 'Boekstuknummer/Rapportagedatum link' in de Grootboekinstellingen aangevinkt is, heeft dit veld de naam 'Rapportagedatum'.

Afschriftnummer

Het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer wordt automatisch gegenereerd (zie Dagboeken onderhouden). Het weergegeven boekstuknummer hoort de datum/rapportagedatum die u heeft ingevuld.

Beginsaldo / Eindsaldo

Het invoeren van het beginsaldo en het eindsaldo (zoals deze op uw afschrift staan) kunt u gebruiken als controlemiddel. Na het invoeren van alle afschriftregels ontstaat een saldo. Deze dient gelijk te zijn aan het verschil tussen het ingevoerde beginsaldo en eindsaldo. Als dit niet het geval is, wordt u hierop attent gemaakt. Op deze manier weet u zeker dat u het bankafschrift qua bedragen juist heeft ingevoerd.

Als u een nieuwe boeking aanmaakt, wordt het beginsaldo voorgesteld. Dit wordt berekend aan de hand van de eerdere ingevoerde afschriften het dagboek waaraan dezelfde rekening is gekoppeld. Als het voorgestelde saldo juist is, weet u dat alle eerdere afschriften correct zijn ingevoerd. Als het voorgestelde beginsaldo onjuist is, weet u dat de vorige afschriften niet juist zijn ingevoerd. U kunt het beginsaldo aanpassen en dit afschrift invoeren. Het is vervolgens aan te bevelen eerdere afschriften op te vragen om de juistheid te controleren.

Boekingsregels

De boekingsregel bevat de volgende velden, afhankelijk van uw licentie. Via de knop 'Kolommen aanpassen' kunt u kolommen toevoegen of weglaten.

Datum

Hier vult u de boekingsdatum in. De datum moet namelijk vallen binnen een van de boekjaren die zijn aangemaakt via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. U kunt in een afgesloten periode boeken, alleen zijn deze boekingen niet te verwerken. U kunt alleen boekingen verwerken in open perioden.

Rapportage datum

Indien u ook beschikt over de module E-Fiscale verslaglegging, heeft u hier de mogelijkheid om een rapportagedatum te koppelen aan de boeking. Op deze manier kunt u boekingen op rapportage gebied in een andere periode laten presenteren.

Rekening

Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt. Mogelijk kunt u bepaalde rekeningen niet kiezen, omdat de rekening is geblokkeerd of de rekening is een lege rekening of een subtotaalrekening.

Met het zoek- en selectiescherm openstaande posten kunt u op een snelle manier openstaande posten zoeken en boeken.

Rekening - Omschrijving

Dit is de omschrijving van de geselecteerde grootboekrekening.

Lev.dat

Hier kunt u een leverdatum opgeven voor de boeking. In bepaalde situaties is het wenselijk om naast de datum en rapportagedatum een leverdatum op te kunnen geven. Zo dient in bepaalde landen bijvoorbeeld de BTW-aangifte gebaseerd te zijn op de leverdatum. Daarnaast is het voor bepaalde bedrijven wenselijk om een leverdatum te kunnen opgeven bij boekingen voor het maken van rapportages. Standaard wordt de kolom gevuld met de systeemdatum.

BTW

In dit veld kunt u de BTW-code aangeven die van toepassing is. Het bedrag in de kolom 'Bedrag incl. BTW' is gebaseerd op deze BTW-code

BTW-bedrag

De berekening van het BTW-bedrag wordt gebaseerd op de BTW-code die u heeft gekozen in ‘BTW’. U kunt het weergegeven BTW-bedrag wijzigen.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving van de boekingsregel invoeren. Voor iedere boekingsregel kunt u een aparte omschrijving opgeven. Als u een betaling of ontvangst van een openstaande post boekt, zal de omschrijving van deze openstaande post worden gekopieërd naar dit veld.

Relatie

In dit veld kunt u het nummer van de relatie (debiteur/crediteur) of een gedeelte van de naam van de relatie opgeven. Daarnaast kunt u op <F5> drukken om via een selectiescherm een debiteur of crediteur te selecteren. Indien u zelf geen relatie opgeeft, zal de onbekende debiteur of crediteur worden toegekend. Op een later tijdstip kunt u dan alsnog het afschrift toewijzen aan een relatie.

Met het zoek- en selectiescherm openstaande posten kunt u op een snelle manier openstaande posten zoeken en boeken.

Code

In dit scherm wordt het nummer van de relatie (debiteur/crediteur) getoond die u bij het veld 'Relatie' heeft geselecteerd.

Type

In dit scherm wordt het type van de relatie (debiteur/crediteur) getoond die u bij het veld 'Naam' heeft geselecteerd. Er zal aangegeven worden of het een debiteur of een crediteur betreft.

Valuta, Koers

De koers en de valutacode zijn afkomstig van Dagboeken onderhouden. Daar wordt ook aangegeven of variabele valutacodes en variabele koersen mogen worden gebruikt. De variabele dagkoers kan alleen gebruikt worden bij een niet EMU-valuta.

Bedrag in, Bedrag uit

Hier kunt u het betreffende bedrag invoeren. Indien het een uitgave betreft vult u het bedrag in in het veld 'Bedrag uit'. Als het een ontvangst betreft kunt u dit invullen in het veld 'Bedrag in'.

Medewerker

Voer de gebruiker in die de boeking heeft ingevoerd. Dit veld is niet verplicht.

Onze ref. 

In dit veld wordt het eerst beschikbare nummer voorgesteld uit het nummertraject, die u gegenereerd heeft via [Systeem, Grootboek, Nummers]. Op deze manier bent u verzekerd van een consistent nummergebruik binnen uw administratie en goede traceermogelijkheden. In specifieke gevallen kunt u ervoor kiezen toch dit nummer te wijzigen, bijvoorbeeld als u een bestaande Onze referentie invult, waarmee u een openstaande post afboekt. Als u alleen de 'Onze ref.' weet van een betaling of ontvangst, kunt u dit nummer handmatig ingeven, waarbij u de overige velden leeg laat. Nadat 'Onze ref.' is ingegeven wordt er gecontroleerd of er details van de factuur (openstaande post) bestaan. Als de gegevens gevonden worden, worden deze gegevens toegevoegd aan de boeking.

Met het zoek- en selectiescherm openstaande posten kunt u op een snelle manier openstaande posten zoeken en boeken.

Als u een boeking maakt op een debiteuren- of crediteurenrekening en een niet-bestaande Onze referentie opgeeft, wordt deze post beschouwd als een vooruitbetaling. Voor een enkele (deel-)betaling drukt u bij het veld 'Onze ref.' op <F5>. Als het bedrag van de betaling niet geheel overeenkomt met de openstaande post, moet de post achteraf nog worden afgestemd.

Als u een boeking maakt op een tussenrekening (bijvoorbeeld een overboeking van uw kas naar uw bank) kunt u door de juiste waarde voor 'Onze referentie' op te geven, een openstaande overboeking boeken. Het systeem plaatst automatisch het juiste bedrag aan de ontvangst- of uitgavenkant.
Stel bijvoorbeeld dat u een bedrag van 1000 euro in het kasboek heeft geboekt op een tussenrekening. Deze 1000 euro wilt u in uw bankboek boeken. U geeft het grootboekrekeningnummer en de waarde voor Onze referentie op. Het bedrag dat bij deze Onze referentie openstaat, wordt automatisch geboekt aan de ontvangstenkant.

Afgeletterd

Dit veld zal gemarkeerd worden met een vinkje als de ingevoerde regel is afgeletterd met een openstaande post.

Notitie

Hier kunt u een notitie koppelen aan de boeking.

Bijlage

Hier kunt u een bijlage koppelen aan een boeking.

Projectcode

In dit veld kunt u een projectcode koppelen aan de factuur. Dit veld is alleen beschikbaar als u de module Project in uw licentie heeft.

Kostenplaats / Kostendrager

U kunt het regelbedrag boeken op een kostenplaats of een kostendrager, mits deze optie voor de gekozen grootboekrekening is ingeschakeld.

Aantal

Voer zo nodig een aantal in. Het aantal verschijnt in overzichten, bijvoorbeeld van kostenplaatsen en kostendragers.

Serienummer

In dit veld kunt u het serienummer opgeven van het artikel dat is verkocht.

Art.code

Hier kunt u een artikelcode koppelen aan de boeking. Het is niet mogelijk om een artikelcode in te voeren als u geen logistieke module in de licentie heeft.

Kaart

Met deze knop opent u de grootboekkaart als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word de debiteuren/crediteurenkaart geopend.

Onze ref.

Met deze knop gaat u naar de volledige transactie waarvan de geselecteerde regel een onderdeel is.

Uw ref.

Met deze knop geeft u alle transacties weer met dezelfde waarde voor 'Uw referentie' als de geselecteerde transactie.

Onderhouden

Met deze knop gaat u naar Rekeningen onderhouden, als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word gaat u naar het onderhoud van de debiteuren/crediteuren.

Nieuwe Debiteur

Met deze knop gaat u naar Debiteuren onderhouden waar u een nieuwe debiteur kunt aanmaken.

Nieuwe Crediteur

Met deze knop gaat u naar  Crediteuren onderhouden waar u een nieuwe crediteur kunt aanmaken.

Vrijgeven

Wanneer u een regel heeft toegewezen kunt u dit middels deze knop ongedaan maken. Het relatie veld zal leeg worden gemaakt en in het veld 'Rekening' wordt de Niet-toegewezen rekening van het dagboek gevuld.

Afletteren

Hiermee kunt u een toegewezen post meteen afletteren. Er zal geprobeerd worden het ontvangen afschrift of regel automatisch af te stemmen met de geselecteerde factuur. Deze optie wordt pas actief nadat u een factuurregel heeft geselecteerd om mee af te letteren.

Bewerken

Met deze knop kunt u een eerder ingevoerde boeking wijzigen. In bepaalde situaties is het niet mogelijk om de boeking te bewerken en is deze knop niet actief. Links onder in het scherm van de boeking kunt u zien waarom u de boeking niet mag bewerken.

Wanneer u een bankboeking met meer dan 100 subregels gaat verwerken krijg u een melding die u adviseert het menupad [Cashflow, Invoer, Cashflow] te gebruiken wanneer u bankafschriften op een snellere manier, multi-user en gemakkelijk wilt verwerken.

Nieuw

Deze knop is alleen actief als u een bestaande boeking geopend heeft. U kunt dan vanuit deze boeking direct een nieuwe boeking invoeren.

Sluiten

Met deze knop sluit u de boeking af.